KKDİK 30 Eylül 2026 Denetim Hazırlığı ve Kanıt Dosyası

Kanıt dosyasının beş ana bölümü

İyi yapılandırılmış bir dosyada şirket yetkileri, madde kimliği, miktar hesapları, kullanım bilgileri ve tedarik zinciri iletişimi ayrı klasörlerde tutulur. Dosya adları ve sürümler ortak bir standarda bağlanır.

KKS beyanı ile destekleyici belge arasında iz kurulmalıdır. Bir denetçi veya iç kontrol ekibi, herhangi bir veri alanının hangi belge ve hesaplamadan geldiğini kısa sürede görebilmelidir.

• Şirket, kullanıcı ve vekâlet/yetki kayıtları
• Madde kimliği, bileşim ve analiz belgeleri
• İthalat, imalat ve yıllık tonaj hesabı
• Kullanım, müşteri ve alt kullanıcı iletişimi
• KKS gönderimi, değişiklik ve onay kayıtları

En sık görülen tutarsızlıklar

Farklı departmanların farklı tonaj listesi kullanması, ticari adın madde adı sanılması, tedarikçi değişikliğinin dosyaya işlenmemesi ve tek temsilci kapsamının yanlış anlaşılması sık rastlanan risklerdir.

Bir diğer risk, eski güvenlik bilgi formundaki bilgiye dayanıp güncel tedarikçi teyidini almamaktır. Belge tarihi kadar, belgenin hangi sevkiyat ve tedarik ilişkisini karşıladığı da önemlidir.

İç denetim provası

Gönderimden önce örneklem seçilerek masa başı denetim yapılmalıdır. Seçilen madde için şirket rolü, miktar, kimlik, kullanım ve temsil ilişkisi baştan sona yeniden izlenir; açıklar sorumlu ve hedef tarih ile kaydedilir.

ONAY Mühendislik, mevzuat değerlendirmesini veri izlenebilirliğiyle birleştirerek denetim öncesi boşluk analizi ve düzeltici faaliyet listesi oluşturur.