KKS (Kimyasal Kayıt Sistemi), KKDİK kapsamındaki ön-MBDF, MBDF, kayıt ve bildirim işlemlerinin yürütüldüğü, Bakanlığa ait çevrimiçi platformdur.
Kullanım adımları: firma hesabının ve yetkili kullanıcıların tanımlanması; madde ön kaydı; MBDF’lere katılım; IUCLID teknik dosyalarının sunumu; kayıt durumunun takibi. Sistem, AB’deki REACH-IT’in KKDİK karşılığıdır.
KKS süreçlerinin doğru yönetimi, yükümlülüklerin zamanında ve eksiksiz yerine getirilmesi için kritiktir. ONAY Mühendislik KKS işlemlerinizi baştan sona yönetir.
Sisteme Erişim ve Yetkilendirme
Kimyasal Kayıt Sistemine erişim, firmanın çevrimiçi çevre bilgi sistemi üzerinden alınan yetkiyle sağlanır. Yetkilendirme kişi bazlıdır ve işlem yapan personelin firma adına tanımlanmış olması gerekir. Personel değişikliklerinde yetkinin devredilmemesi, kayıt süreci ortasında sisteme erişimin kesilmesine yol açan en yaygın sorundur.
Firma ve Madde Bilgilerinin Girişi
Sisteme önce firma künyesi, ardından madde kimlik bilgileri girilir. Madde kimliğinde CAS numarası, EC numarası, IUPAC adı ve saflık bilgisi tutarlı olmalıdır. Farklı belgelerde farklı yazılmış madde adları, sistemde ayrı kayıtlar oluşturarak tonaj toplamının hatalı görünmesine neden olur.
Dosya Yükleme ve Format Kontrolü
Teknik dosya, belirlenen formatta hazırlanıp sisteme yüklenir. Yükleme öncesinde dosyanın kendi doğrulama araçlarıyla kontrol edilmesi, sistemin reddettiği başvuruların büyük bölümünü önler. Eksik zorunlu alanlar ve tutarsız birim kullanımı, en sık karşılaşılan ret nedenleridir.
Rol Seçiminin Doğru Yapılması
Sistemde üretici, ithalatçı, tek temsilci ve alt kullanıcı rolleri farklı yükümlülük setleri getirir. Rolün yanlış seçilmesi, sonradan düzeltilmesi zor bir hataya dönüşür ve bazı durumlarda başvurunun baştan yapılmasını gerektirir. Rol seçiminden önce tedarik zincirindeki konumun net biçimde belirlenmesi şarttır.
Başvuru Sonrası Takip
Başvuru gönderildikten sonra sistem üzerinden gelen bildirimlerin düzenli takip edilmesi gerekir. Kurumdan gelen eksiklik talepleri belirli süre içinde yanıtlanmadığında başvuru işlemden kaldırılabilir. Bildirimlerin yalnızca bir kişinin e-postasına düşmesi risklidir; kurum içinde ikinci bir takip sorumlusu tanımlanması önerilir.
Sık Karşılaşılan Sistem Hataları
Kullanıcıların en çok zorlandığı noktalar; oturum süresinin dolması nedeniyle kaydedilmemiş verinin kaybolması, büyük boyutlu dosyaların yüklenememesi ve tarayıcı uyumsuzluğudur. Uzun form girişlerinde ara kayıt alınması, dosya yüklemelerinin çalışma saatleri dışında denenmesi ve güncel bir tarayıcı kullanılması bu sorunların büyük bölümünü ortadan kaldırır. Sistemden alınan hata mesajının ekran görüntüsüyle kaydedilmesi, destek talebinde çözümü hızlandırır.
Kimyasal Kayıt Sistemi Yetkilendirmesinin Sürekliliği
Kimyasal Kayıt Sistemi erişimi kişi bazlı verildiği için, personel değişikliklerinde yetkinin devredilmemesi süreç ortasında erişim kaybına yol açar. En az iki kişinin yetkilendirilmiş olması ve sistem bildirimlerinin ikinci bir takip sorumlusuna da düşmesi önerilir. Kimyasal Kayıt Sistemi üzerinden gelen eksiklik talepleri süresinde yanıtlanmazsa başvuru işlemden kaldırılabilir.
KKS nedir?
KKS, Kimyasal Kayıt Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’na ait çevrimiçi bir platformdur ve KKDİK Yönetmeliği kapsamındaki tüm işlemler bu sistem üzerinden yürütülür. KKS, Avrupa Birliği’nde REACH Tüzüğü için kullanılan REACH-IT sisteminin Türkiye’deki karşılığıdır. Firmalar madde ön kaydını, MBDF katılımını, teknik dosya sunumunu ve kayıt durumu takibini KKS üzerinden yapar; sistem dışında yapılan hiçbir bildirim geçerli sayılmaz.
KKS üzerinden hangi işlemler yapılır?
- Ön-MBDF sorgusu: Kayıt edilecek maddenin daha önce bildirilip bildirilmediğinin sorgulanması.
- MBDF katılımı: Aynı maddeyi kayıt ettirecek firmalarla veri paylaşım forumuna dahil olunması.
- Madde ön kaydı ve geçici kayıt: Madde kimlik bilgilerinin ve tonaj beyanının sisteme girilmesi.
- Teknik dosya sunumu: IUCLID formatında hazırlanan kayıt dosyasının yüklenmesi.
- Kayıt durumu takibi: Bakanlıktan gelen eksiklik taleplerinin ve kayıt numarasının izlenmesi.
KKS girişi ve Entegre Çevre Bilgi Sistemi ilişkisi
KKS’ye bağımsız bir kullanıcı adıyla girilmez. Erişim, firmanın Entegre Çevre Bilgi Sistemi (e-ÇBS / UÇBS) kimliğiyle açılır ve yetki kişi bazlı verilir. Bu nedenle KKS erişimi olan personelin işten ayrılması, kayıt süreci ortasında sisteme girilememesine yol açar. Adım adım anlatım için e-ÇBS kayıt nasıl yapılır sayfasına bakabilirsiniz.
İlgili sayfalar
Süreciniz için ONAY Mühendislik ile iletişime geçin.
Yönetmeliğin resmî tam metni: KKDİK Yönetmeliği — Resmî Gazete.
[…] KKS (Kimyasal Kayıt Sistemi) Kullanım Rehberi […]