Le KKS (Système d’enregistrement des substances chimiques) est la plateforme en ligne du Ministère où sont effectués les processus de pré-MBDF, MBDF, d'enregistrement et de notification dans le cadre du KKDİK (REACH turc).
Étapes d'utilisation : identification des comptes d'entreprise et des utilisateurs autorisés ; pré-enregistrement des documents ; participation aux MBDF ; soumission des dossiers techniques IUCLID ; suivi de l'état d'enregistrement. Ce système est l'équivalent, pour la KKDİK, de REACH-IT dans l'UE.
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Accès au système et autorisation
L'accès au système d'enregistrement des produits chimiques est accordé sur autorisation via le système d'information environnementale en ligne de l'entreprise. Cette autorisation est individuelle et le personnel effectuant la procédure doit être identifié au nom de l'entreprise. Le défaut de délégation d'autorisation lors de changements de personnel est le problème le plus fréquent entraînant des interruptions d'accès au système pendant le processus d'enregistrement.
Saisie des informations sur la société et la substance
Tout d'abord, les informations relatives à l'entreprise sont saisies dans le système, suivies des informations d'identification de la substance. Ces informations doivent correspondre au numéro CAS, au numéro CE, à la dénomination IUPAC et aux données de pureté. Des dénominations différentes selon les documents entraîneront la création d'enregistrements distincts dans le système, faussant ainsi le calcul du tonnage total.
Vérification du format et du chargement des fichiers
Le dossier technique est préparé au format spécifié et téléchargé dans le système. La vérification du dossier à l'aide des outils de vérification du système avant son téléchargement permet d'éviter le rejet d'une grande partie des demandes. Les champs obligatoires manquants et l'utilisation incohérente des unités sont les motifs de rejet les plus fréquents.
Faire le bon choix de rôle
Au sein de ce système, les rôles de producteur, d'importateur, de représentant exclusif et d'utilisateur final impliquent des responsabilités distinctes. Choisir le mauvais rôle constitue une erreur difficile à corriger et peut même nécessiter une réorganisation du système. Il est donc essentiel de définir clairement sa position dans la chaîne d'approvisionnement avant de choisir un rôle.
Suivi post-candidature
Après avoir soumis votre candidature, vous devez consulter régulièrement les notifications reçues via le système. Si les demandes de corrections de l'établissement restent sans réponse dans les délais impartis, votre candidature pourra être retirée. Il est risqué d'envoyer les notifications à une seule adresse électronique ; il est donc recommandé de désigner une deuxième personne au sein de l'établissement chargée de leur suivi.
Erreurs système courantes
Les problèmes les plus fréquents rencontrés par les utilisateurs sont : la perte de données non enregistrées suite à l’expiration de la session, l’impossibilité de télécharger des fichiers volumineux et l’incompatibilité avec le navigateur. Pour résoudre la plupart de ces problèmes, il est conseillé de prendre des notes intermédiaires lors de la soumission de formulaires longs, d’effectuer les téléchargements en dehors des heures ouvrables et d’utiliser un navigateur à jour. L’enregistrement d’une capture d’écran du message d’erreur renvoyé par le système permettra d’accélérer le traitement de votre demande d’assistance.
Autorisation de continuité du système d'enregistrement des produits chimiques
L'accès au Système d'enregistrement des produits chimiques étant individuel, tout défaut de délégation de pouvoirs lors d'un changement de personnel entraîne une perte d'accès en cours de procédure. Il est recommandé de désigner au moins deux personnes autorisées et d'attribuer les notifications système à une seconde personne responsable. Si les demandes de non-conformité reçues via le Système d'enregistrement des produits chimiques restent sans réponse dans les délais impartis, la demande peut être retirée.
Qu'est-ce que le KKS ?
KKS est l'abréviation de Système d'enregistrement des produits chimiques . Il s'agit d'une plateforme en ligne du ministère de l'Environnement, de l'Urbanisation et du Changement climatique, et toutes les procédures relevant du règlement KKDİK sont effectuées via ce système. KKS est l'équivalent turc du système REACH-IT utilisé pour le règlement REACH dans l'Union européenne. Les entreprises effectuent la pré-inscription des substances, la participation au MBDF, le dépôt des dossiers techniques et le suivi de l'état d'avancement de l'enregistrement via KKS ; aucune notification effectuée en dehors du système n'est considérée comme valide.
Quelles transactions peuvent être effectuées via KKS ?
- Demande préalable au MBDF : vérification de si l’article à enregistrer a déjà été déclaré.
- Participation au MBDF : Inclusion dans le forum de partage de données avec les entreprises qui enregistreront le même article.
- Pré-enregistrement et enregistrement provisoire des marchandises : Saisie dans le système des informations d'identification des marchandises et de la déclaration de tonnage.
- Soumission du dossier technique : Téléchargement du fichier d’enregistrement préparé au format IUCLID.
- Suivi de l'état d'enregistrement : Suivi des demandes de traitement des dossiers non conformes et des numéros d'enregistrement reçus du Ministère.
Relation entre l'entrée KKS et le système intégré d'information environnementale
Le Système d'enregistrement des produits chimiques (KKS) ne peut être utilisé avec un nom d'utilisateur individuel. L'accès se fait via l'identifiant du Système intégré d'information environnementale (e-ÇBS / Système national d'information environnementale (UCBS)) de l'entreprise, et l'autorisation est individuelle. Par conséquent, la démission d'un membre du personnel disposant d'un accès au KKS entraîne l'impossibilité de se connecter au système en cours de procédure d'enregistrement. Pour des explications détaillées, veuillez consulter la section « Comment s'inscrire à e-ÇBS » .
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Texte intégral officiel du règlement : Règlement KKDIK - Journal officiel.