Comment s'inscrire sur e-CBS ? Étapes d'inscription des entreprises et des établissements

L'inscription au système e-ÇBS est obligatoire pour toutes les notifications relatives à la législation environnementale, y compris la KKDIK. L'inscription n'est pas techniquement difficile ; ce qui retarde le processus est presque toujours un manque de documents ou une autorisation incorrecte . Cette page détaille les étapes à suivre et indique les points qui peuvent poser problème. Si vous ne savez pas encore ce qu'est un système e-ÇBS, consultez d'abord la page « Qu'est-ce que e-ÇBS ? » .

Éléments à préparer avant de commencer

La personne qui ouvre la demande doit avoir les éléments suivants à portée de main. Les préparer dès le départ est l'étape la plus cruciale du processus : la principale raison du rejet des demandes est un dossier incomplet ou illisible.

• Mot de passe d'accès à l'administration électronique — Identifiant de connexion de la personne qui ouvrira le compte. Une signature électronique peut également être utilisée à la place d'un mot de passe.
• Numéro d'identification fiscale et numéro MERSIS — Les demandes de renseignements sur l'entreprise sont effectuées à l'aide de ces numéros.
• Circulaire de signature — Numérisée, lisible et à jour. Les circulaires périmées seront refusées.
• Informations sur l'établissement — Adresse complète, informations sur la parcelle, code NACE, nombre d'employés, description de l'activité.
• Document d'autorisation — Requis si la personne agissant au nom de l'entreprise n'est pas un représentant autorisé de l'entreprise.
• Adresse courriel professionnelle — Les notifications seront envoyées à cette adresse. Veuillez utiliser une adresse professionnelle plutôt qu’une adresse personnelle afin que le dossier reste accessible en cas de départ d’un employé.

Inscription e-CBS étape par étape

1. Connexion au système

Rendez-vous sur ucbs.cevre.gov.tr. Sur la page qui s'affiche, choisissez votre méthode de connexion et connectez-vous avec votre identifiant d'administration électronique. Si vous utilisez l'ancienne adresse ucbs.cevre.gov.tr, vous accéderez d'abord à une page de redirection, puis vous arriverez sur la même page.

2. Ouverture de l'immatriculation de la société

Accédez à la section « Enregistrement des entreprises » du panneau et effectuez une recherche à l'aide du numéro d'identification fiscale. Si l'entreprise est déjà enregistrée, le système affichera un avertissement ; dans ce cas, ne créez pas de nouvel enregistrement, mais demandez une autorisation pour l'enregistrement existant. Si l'entreprise est introuvable, un formulaire d'enregistrement s'ouvrira et devra être rempli avec les informations MERSİS.

3. Identification du représentant de l'entreprise.

Téléversez la circulaire de signature et identifiez le représentant de l'entreprise. Le document téléversé doit être lisible et le nom figurant sur la circulaire doit correspondre exactement à l'identifiant du service d'administration électronique. Cette étape est soumise à l'approbation du ministère.

4. Enregistrement de l'établissement

Chaque site de production ou de stockage est enregistré séparément . L'adresse, le numéro de parcelle et le code NACE doivent correspondre à l'emplacement réel du site. Si le siège social et le site de production sont situés à des adresses différentes, deux enregistrements distincts sont nécessaires. Cette étape requiert également une approbation.

5. Autorisation

Les autorisations du responsable environnemental, du personnel interne et du consultant externe sont définies ici. Ces autorisations sont accordées au cas par cas : vous pouvez autoriser une personne à déclarer les déchets, mais pas à utiliser le Système d’enregistrement des produits chimiques (KKS). Pour que votre consultant puisse effectuer des transactions KKDIK, l’autorisation d’utiliser le Système d’enregistrement des produits chimiques (KKS) doit lui être explicitement accordée.

6. Soumission de la demande (KKS)

Une fois l'entreprise et l'installation approuvées, une demande distincte est déposée auprès du Système d'enregistrement des produits chimiques (KKS) . L'inscription au système électronique e-CBS ne donne pas accès au KKS ; il s'agit d'une procédure d'approbation distincte.

7. Approbation et accès

Le ministère évalue la demande. Si le dossier est complet, l'approbation sera accordée sous quelques jours ouvrables ; en cas de documents manquants, la demande sera retournée avec une demande de correction, et le délai recommencera à courir. Après approbation, les écrans KKS seront visibles dans votre espace personnel.

Types d'autorité : qui peut faire quoi ?

L'étape la plus chronophage du processus d'inscription est l'autorisation. Savoir dès le départ ce que chaque rôle permet d'effectuer évite des cycles d'approbation inutiles.

Rôle	Ce qu'ils peuvent faire	Comment obtenir une nomination
représentant de l'entreprise	Elle assure l'enregistrement des entreprises et des établissements, délivre toutes les autres autorisations et soumet les formulaires de demande.	Elle nécessite une circulaire signée et est soumise à l'approbation ministérielle.
agent environnemental	Il gère les notifications environnementales telles que les déchets, les emballages et les permis.	Elle est définie par un représentant de l'entreprise.
consultant externe	Il fonctionne dans le cadre des applications qui lui sont explicitement attribuées. Pour KKDİK, une autorisation KKS doit être accordée séparément.	Par le représentant de l'entreprise, sur demande.
Représentant unique	Elle prend en charge les obligations d'enregistrement et de notification au nom du producteur étranger.	Elles sont désignées par contrat et identifiées comme une entreprise dans le système.

Remarque importante : les autorisations sont spécifiques à chaque application et non générales . Accorder à votre consultant l’autorisation de déclarer les déchets ne signifie pas automatiquement qu’il peut gérer les processus du KKDİK (REACH turc). L’autorisation d’accès au KKS (Système d’enregistrement des substances chimiques) est une option distincte ; si elle n’est pas cochée, le consultant n’aura aucun accès aux écrans du KKS.

Erreurs courantes

• Ouverture d'une inscription au nom d'une personne physique. L'inscription est ouverte au nom d'une personne morale. Une inscription ouverte au nom d'une personne physique ne peut être ultérieurement convertie en inscription d'entreprise ; elle doit être supprimée puis rouverte.
• Enregistrement en double. L'ouverture d'un deuxième enregistrement pour la même entreprise crée un conflit dans le système, dont la résolution peut prendre du temps. Commencez par vérifier à l'aide du numéro d'identification fiscale.
• Omission de mettre à jour les modifications apportées au personnel autorisé. Le dossier peut être verrouillé lors du départ d'un membre du personnel autorisé. Veuillez désigner la nouvelle personne autorisée avant son départ.
• L'adresse de l'établissement est incorrecte. L'approbation sera retardée si l'adresse ne correspond pas au numéro de parcelle. Veuillez saisir l'adresse exactement comme elle figure sur le permis.
• Vous téléchargez une circulaire de signature périmée. Le système l'accepte, mais elle est rejetée lors du processus d'approbation ; avant même de vous en rendre compte, vous avez perdu des jours.
• Attendre le dernier mois pour déposer la demande KKS est une mauvaise idée. L'approbation de l'entreprise, celle des installations et celle de KKS sont des processus indissociables. Il est possible que leur obtention simultanée dépasse les délais impartis.
• Oublier d'autoriser le consultant. La signature d'un contrat de conseil ne suffit pas ; le consultant ne peut effectuer aucune action sans autorisation dans le système.

Combien de temps dure le processus d'approbation ?

Si les documents sont complets et cohérents, les autorisations relatives à l'entreprise et à l'établissement sont généralement obtenues en quelques jours ouvrables. Cependant, ce délai n'est pas garanti et peut s'allonger en fonction du volume des demandes à mesure que les échéances approchent. Étant donné que l'ensemble de la chaîne (entreprise, établissement, Système d'enregistrement des produits chimiques – KKS) est soumis à l'attente d'une autorisation, il convient de prévoir non pas un délai d'autorisation unique, mais la somme des délais pour les trois.

Après l'inscription : côté KKDİK

Une fois l'accès au système KKS activé, le travail commencera article par article :

1. Identification de la substance. Les numéros CAS et CE, la composition et les impuretés sont décrits.
2. Demande préliminaire auprès de MBDF. Nous allons vérifier s'il existe un forum dédié à votre sujet.
3. Participation du MBDF. Les procédures de partage de données et de lettre d'accès (LoA) sont mises en œuvre.
4. Dossier technique. L'ensemble de données requis est préparé et présenté selon la tranche de tonnage.

Veuillez bien distinguer les deux échéances : inscription provisoire individuelle le 30 septembre 2026 , inscription définitive au KKDİK le 31 décembre 2026. Pour connaître l’ensemble du processus, veuillez consulter le guide d’inscription au KKDİK .

Liste de vérification post-inscription

Après confirmation, vérifiez les points suivants un par un. Une anomalie à ce niveau ne se manifeste que des mois plus tard, lors de la soumission du fichier KKDIK, et sa correction s'avère alors beaucoup plus coûteuse.

• Le nom de l'entreprise dans le système est-il exactement le même que celui qui figure au registre du commerce ?
• Toutes les installations sont-elles enregistrées, y compris l'entrepôt et la deuxième ligne de production ?
• Le code NACE de l'installation correspond-il à l'activité réelle ?
• L'accès KKS apparaît-il sur le panneau, ou seule une demande a-t-elle été soumise ?
• Votre conseiller a-t-il reçu l'autorisation KKS ?
• L'e-mail de notification provient-il d'une adresse professionnelle ou de l'adresse de l'employé qui quitte l'entreprise ?
• Existe-t-il un représentant désigné pour la société de sauvegarde ? Un enregistrement lié à une seule personne sera verrouillé lorsque cette personne quittera l’entreprise.
• Quand expire la circulaire de signature ?

Foire aux questions

Combien de temps dure l'inscription à e-CBS ?

Si le dossier est complet, l'approbation de l'entreprise et de l'établissement prend généralement quelques jours ouvrables. En cas de documents manquants, la demande est retournée et la procédure recommence.

La société de conseil peut-elle ouvrir une immatriculation à son nom ?

Le compte est ouvert par un représentant de l'entreprise. Le consultant est ensuite autorisé dans le système à effectuer les transactions. Il lui est impossible d'effectuer des transactions sans autorisation.

Comment les fabricants étrangers s'enregistrent-ils ?

L’inscription directe n’est pas possible. Un représentant unique résidant en Turquie sera désigné ; l’inscription et les notifications seront gérées par ce représentant.

Une seule inscription suffit-elle pour plusieurs établissements ?

Non. Il n'y a qu'une seule immatriculation d'entreprise, mais chaque site est immatriculé séparément et fait l'objet d'une procédure d'agrément distincte. Si le siège social et le site de production sont situés à des adresses différentes, les deux doivent être immatriculés.

Le nom de notre entreprise a changé, dois-je rouvrir l'enregistrement ?

Non. La modification du titre est mise à jour via l'enregistrement existant ; l'ouverture d'un nouvel enregistrement entraînerait un doublon. Mettez à jour l'enregistrement immédiatement après la modification, ainsi que le certificat d'inscription au registre du commerce ; un enregistrement sous l'ancien titre pourrait engendrer des incohérences lors des audits et des demandes de renseignements des fournisseurs.

Ma candidature a été rejetée, que dois-je faire ?

Le motif du refus est indiqué dans le système et concerne presque toujours un document : circulaire illisible, document périmé, adresse incorrecte. Corrigez le problème et soumettez une nouvelle demande. Le délai étant réinitialisé, un refus à l’approche de la date limite pourrait retarder votre projet d’une semaine.

Puis-je soumettre simultanément les demandes e-CBS et KKS ?

Non. L'inscription au registre KKS est possible une fois l'enregistrement de l'entreprise et de l'établissement approuvé . Le processus est donc interconnecté et sa durée totale est plus longue que celle d'une procédure d'approbation unique. Prévoyez en conséquence.

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Texte intégral officiel du règlement : Règlement KKDIK - Journal officiel.