Güvenlik Bilgi Formu (GBF) tek seferlik bir belge değildir; belirli durumlarda güncellenmesi yasal zorunluluktur.
Güncelleme gerektiren durumlar: yeni zararlılık bilgisi ortaya çıkması; sınıflandırma veya etiketleme değişikliği; mevzuat değişiklikleri; formülasyon değişikliği; maruz kalma senaryolarının değişmesi. Güncel GBF tedarik zincirine iletilmelidir.
Güncelliğini yitirmiş GBF, iş güvenliği ve uyum riski taşır. ONAY Mühendislik GBF’lerinizi düzenli olarak günceller.
Güncellemeyi Zorunlu Kılan Durumlar
Güvenlik bilgi formu, maddenin veya karışımın zararlılık sınıflandırması değiştiğinde, yeni bir risk yönetim önlemi belirlendiğinde, kayıt tamamlanıp kayıt numarası alındığında veya ürüne izin ya da kısıtlama getirildiğinde güncellenmelidir. Bu durumların hiçbiri firmanın takdirine bırakılmamıştır; koşul oluştuğunda güncelleme yükümlülüğü doğrudan doğar.
Geriye Dönük Bildirim Yükümlülüğü
Güncelleme yalnızca yeni satışlar için geçerli değildir. Önceki on iki ay içinde ürünü tedarik ettiğiniz tüm alıcılara güncellenmiş formun ücretsiz olarak iletilmesi gerekir. Bu nedenle müşteri bazında hangi ürünün hangi form sürümüyle gönderildiğinin kaydının tutulması, güncelleme anında kime bildirim yapılacağını belirlemenin tek pratik yoludur.
Sürüm Kontrolü ve İzlenebilirlik
Formun ilk bölümünde sürüm numarası ve revizyon tarihi bulunmalı, 16. bölümde ise önceki sürüme göre hangi bölümlerde değişiklik yapıldığı belirtilmelidir. Sürüm numarası vermeden yapılan güncellemeler, alıcı tarafında hangi belgenin geçerli olduğu konusunda karışıklık yaratır ve denetimde izlenebilirliği ortadan kaldırır.
İçerik Doğruluğunun Kontrolü
Güncelleme fırsatı, formun tamamının gözden geçirilmesi için kullanılmalıdır. Sınıflandırma ile 2. bölümdeki etiket bilgisinin, 3. bölümdeki bileşim ile hesaplamada kullanılan konsantrasyonların, 8. bölümdeki sınır değerlerin ve 14. bölümdeki taşıma bilgisinin birbiriyle tutarlı olması gerekir. Bölümler arası çelişki, denetimde en hızlı fark edilen uygunsuzluktur.
Güncelleme Sürecinin Yönetimi
Etkili bir süreç için tedarikçilerden gelen form güncellemelerinin merkezi bir noktada toplanması, kendi ürünlerinize etkisinin değerlendirilmesi ve müşteri bildiriminin tanımlı bir sorumluya bağlanması gerekir. Bu akış kurulmadığında güncellemeler tesadüfen fark edilir ve on iki aylık bildirim yükümlülüğü çoğunlukla yerine getirilemez.
Güvenlik Bilgi Formu Güncelleme Sürecinin Sahibi Kim?
Güvenlik Bilgi Formu Güncelleme yükümlülüğü tanımlı bir sorumluya bağlanmadığında, güncellemeler ancak tesadüfen fark edilir. Tedarikçiden gelen yeni sürümlerin toplandığı tek bir nokta belirlenmeli ve müşteri bildirimi bu kişi üzerinden yürütülmelidir. Güvenlik Bilgi Formu Güncelleme kaydının müşteri bazında tutulması, on iki aylık bildirim yükümlülüğünün tek uygulanabilir yoludur.
İlgili sayfalar
Süreciniz için ONAY Mühendislik ile iletişime geçin.
Yönetmeliğin resmî tam metni: KKDİK Yönetmeliği — Resmî Gazete.
Aynı güncelleme kuralları, belgenin ticarette MSDS adıyla anıldığı durumlarda da geçerlidir. Belgenin hazırlanma süreci için: MSDS belgesi nasıl alınır.