La fiche de données de sécurité (FDS) n'est pas un document ponctuel ; sa mise à jour dans des situations spécifiques est une obligation légale.
Les situations nécessitant une mise à jour incluent : l’apparition de nouvelles informations sur les dangers ; les modifications de classification ou d’étiquetage ; les changements réglementaires ; les modifications de formulation ; les changements de scénarios d’exposition. La fiche de données de sécurité (FDS) mise à jour doit être communiquée à la chaîne d’approvisionnement.
Les fiches de données de sécurité (FDS) obsolètes présentent des risques pour la sécurité au travail et la conformité.ONAY Mühendislik Nous mettons régulièrement à jour votre FDS (Fiche de données de sécurité).
Situations nécessitant des mises à jour
La fiche de données de sécurité doit être mise à jour lorsque la classification des dangers de la substance ou du mélange change, lorsqu'une nouvelle mesure de gestion des risques est définie, lorsque l'enregistrement est finalisé et qu'un numéro d'enregistrement est obtenu, ou lorsqu'une autorisation ou une restriction est appliquée au produit. L'entreprise n'a pas le choix dans ces situations ; l'obligation de mise à jour naît dès que la condition se présente.
Obligation de notification rétrospective
Cette mise à jour ne concerne pas uniquement les nouvelles ventes. Tous les acheteurs ayant acquis le produit au cours des douze derniers mois doivent recevoir gratuitement le formulaire mis à jour. Par conséquent, la conservation d'un registre, pour chaque client, du produit envoyé et de la version du formulaire correspondante est la seule solution pratique pour déterminer les personnes à informer de cette mise à jour.
Contrôle des versions et traçabilité
La première section du formulaire doit comporter le numéro de version et la date de révision, tandis que la section 16 doit préciser les modifications apportées par rapport à la version précédente. Les mises à jour effectuées sans numéro de version créent une confusion chez le destinataire quant au document valide et rendent impossible la traçabilité lors des audits.
Vérification de l'exactitude du contenu
Il convient de profiter de cette occasion pour revoir l'intégralité du formulaire. Les informations relatives à la classification et à l'étiquetage (section 2), à la composition et aux concentrations utilisées dans les calculs (section 3), aux valeurs limites (section 8) et aux informations de transport (section 14) doivent être cohérentes. Les incohérences entre les sections constituent le moyen le plus rapide de détecter les non-conformités lors d'un contrôle.
Gestion du processus de mise à jour
Pour un processus efficace, les mises à jour des formulaires des fournisseurs doivent être centralisées, leur impact sur vos produits évalué et les notifications clients attribuées à un responsable désigné. Sans ce processus, les mises à jour sont souvent découvertes par hasard et l'obligation de notification sur douze mois est fréquemment négligée.
Qui est responsable du processus de mise à jour des fiches de données de sécurité ?
Lorsque l'obligation de mise à jour de la fiche de données de sécurité n'est pas attribuée à une personne responsable désignée, les mises à jour ne sont détectées que par hasard. Il convient de désigner un point de collecte unique pour les nouvelles versions provenant du fournisseur, et la notification au client doit être gérée par cette personne. La tenue d'un registre des mises à jour des fiches de données de sécurité propre à chaque client est le seul moyen viable de respecter l'obligation de notification sur douze mois.
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Texte intégral officiel du règlement : Règlement KKDIK - Journal officiel.
Les mêmes règles de mise à jour s'appliquent lorsque le document est désigné comme fiche de données de sécurité (FDS) dans le commerce. Pour la procédure de préparation du document : Comment obtenir une fiche de données de sécurité (FDS) .