Conseil en matière de notification préalable à l'exportation (PIC)

Le PIC (Consentement préalable en connaissance de cause) est un système qui renforce la transparence du commerce international de certaines substances chimiques dangereuses. Il s'appuie sur la Convention de Rotterdam et a été mis en œuvre dans l'UE par le règlement (CE) n° 649/2012. Toute entreprise exportant une substance chimique répertoriée est tenue de fournir une notification d'exportation avant l'expédition.ONAY MühendislikDans le cadre de ses prestations de conseil en matière de déclarations d'exportation , elle gère l'intégralité du processus, de l'analyse du périmètre à la clôture de la déclaration.

Quel est l'objectif d'un système PIC ?

L'objectif est de permettre au pays importateur de prendre une décision éclairée. Si un produit chimique est interdit ou soumis à de fortes restrictions dans son propre pays, le pays importateur en est informé avant l'arrivée de la cargaison. Cela lui permet de décider à l'avance d'accepter ou non le produit. En résumé, ce système n'est pas une interdiction, mais un mécanisme de transparence et d'approbation.

Quels produits chimiques sont concernés ?

Le champ d'application est défini par des listes. Certaines substances nécessitent une simple notification ; d'autres requièrent l'accord explicite du pays importateur. Certaines sont totalement interdites à l'exportation. Ces listes étant mises à jour régulièrement, il est nécessaire de réexaminer son portefeuille au moins une fois par an. Par ailleurs, un mélange peut également être concerné si la concentration de la substance qui le compose dépasse un certain seuil.

Comment soumettre une déclaration d'exportation ?

• Comparaison des inventaires de substances et de mélanges avec les listes PIC
• Déterminer l’obligation de notification et son type (notification / consentement explicite)
• La déclaration d'exportation doit être soumise avant l'expédition et dans les délais impartis.
• Obtention du numéro d'identification de référence et son inscription sur les documents douaniers.
• Préparation des rapports annuels sur les quantités d'exportation et d'importation.

Pourquoi le timing est-il crucial ?

La notification doit être effectuée dans un délai déterminé avant l'expédition. Tout retard entraîne le blocage de la marchandise en douane et constitue un manquement aux obligations contractuelles. Il est donc indispensable de planifier simultanément le calendrier d'exportation et le calendrier de notification. En pratique, le problème le plus fréquent est que l'équipe commerciale informe le service des affaires réglementaires après la finalisation de la commande.

Services et ressources connexes

• Fiche de données de sécurité (FDS)
• Conseil en matière d'enregistrement REACH auprès de l'UE
• Dictionnaire des termes KKDIK

Source officielle : ECHA — Consentement préalable en connaissance de cause (PIC) .

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Qui a l'obligation de notifier ?

La responsabilité incombe à l'exportateur. Si le producteur et l'exportateur sont des entités juridiques distinctes, la notification est effectuée par la partie qui réalise l'exportation. Les sociétés de négoce intermédiaires commettent souvent des erreurs à ce stade. De plus, une notification est requise pour la première livraison à un même acheteur au cours de l'année ; les livraisons suivantes peuvent ne pas nécessiter de notification supplémentaire si les conditions restent inchangées. Ce détail permet aux entreprises réalisant des volumes d'échanges importants de gagner un temps précieux.

système de tenue de registres et d'archivage

L'entreprise effectuant la déclaration d'exportation est tenue de conserver des registres précis des expéditions et des numéros de référence. Ces registres constituent le premier document demandé lors d'un audit. Par conséquent, nous recommandons de conserver le dossier de déclaration, ainsi que la déclaration en douane, la facture et la fiche de données de sécurité, dans un seul et même dossier. De cette manière, l'ensemble des documents peut être présenté simultanément en cas de demande de renseignements.