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KKDİK 30 de septiembre de 2026 Preparación de la auditoría y archivo de pruebas
KKDIK • TURQUÍA • 2026
La preparación para la auditoría no se limita a almacenar capturas de pantalla del Sistema de Registro de Productos Químicos (KKS). Cada declaración crítica del sistema debe ser coherente con los datos de origen, los contratos, las facturas, los registros de tonelaje, los identificadores de artículos y la correspondencia de la cadena de suministro dentro de la empresa.
Las cinco secciones principales del expediente de pruebas
En un archivo bien estructurado, las autorizaciones de la empresa, la identificación del artículo, los cálculos de cantidad, la información de uso y la comunicación de la cadena de suministro se guardan en carpetas separadas. Los nombres y las versiones de los archivos están estandarizados.
Debe establecerse una relación directa entre la declaración KKS y el documento justificativo. Un auditor o un equipo de control interno debe poder identificar rápidamente el documento y el cálculo de origen de cada campo de datos.
- Registros de la empresa, del usuario y del poder notarial/autorización
- Documentos de identificación, composición y análisis de la sustancia.
- Cálculos de importación, fabricación y tonelaje anual.
- Uso, comunicación con el cliente y con los usuarios finales.
- Registros de envío, cambio y aprobación de KKS.
Las inconsistencias más comunes
Entre los riesgos comunes se incluyen que diferentes departamentos utilicen diferentes listas de tonelaje, confundir el nombre comercial con el nombre del artículo, no registrar los cambios de proveedor en el archivo y malentendidos con respecto al alcance de un solo representante.
Otro riesgo reside en confiar en la información de una ficha de datos de seguridad obsoleta y no obtener la confirmación actualizada del proveedor. La fecha del documento es tan importante como la relación de envío y suministro que abarca.
Ensayo de auditoría interna
Antes de la presentación, se debe realizar una auditoría documental seleccionando una muestra. Para el elemento seleccionado, se revisan exhaustivamente el rol de la empresa, la cantidad, la identidad, el uso y la relación de representación; las discrepancias se registran con la persona responsable y la fecha límite.
ONAY Mühendislik Combina la revisión regulatoria con la trazabilidad de los datos para crear un análisis de brechas previo a la auditoría y una lista de acciones correctivas.
Preguntas frecuentes
¿Una captura de pantalla del sistema KKS es prueba suficiente por sí sola?
No. Los documentos de identidad, tonelaje, uso, autorización y cadena de suministro en los que se basan las declaraciones también deben almacenarse de forma que permitan su trazabilidad.
¿Cuándo se debe actualizar el archivo de pruebas?
Siempre que se produzcan cambios, se debe actualizar la información sobre el proveedor, la cantidad, el uso, la identidad de la sustancia, el papel de la empresa o la relación de representación mediante la realización de una evaluación de impacto.