Page d'accueil / KKDIK 30 septembre 2026 Dossier de préparation et de preuves pour l'audit
KKDİK 30 septembre 2026 Dossier de préparation et de pièces justificatives de l'audit
KKDIK • TURQUIE • 2026
Se préparer à un audit ne se limite pas à sauvegarder des captures d'écran du système de contrôle critique (KKS). Chaque affirmation critique du système doit être cohérente avec les données sources internes de l'entreprise, les contrats, les factures, les calculs de tonnage, les identifiants d'articles et la correspondance relative à la chaîne d'approvisionnement.
Les cinq principales sections du dossier de preuves
Dans un système de fichiers bien structuré, les autorisations de l'entreprise, les identifiants des articles, les calculs de quantité, les informations d'utilisation et les communications relatives à la chaîne d'approvisionnement sont conservés dans des dossiers distincts. Les noms et les versions des fichiers sont standardisés.
Il est impératif d'établir une traçabilité entre la déclaration KKS et le document justificatif. Un auditeur ou une équipe de contrôle interne doit pouvoir identifier rapidement le document et le calcul d'origine de chaque champ de données.
- Registres de l'entreprise, de l'utilisateur et du mandataire/de l'autorisation
- Documentation sur l'identité, la composition et l'analyse de la substance
- Importation, fabrication et calcul du tonnage annuel
- Communication relative à l'utilisation, aux clients et aux utilisateurs en aval
- Dossiers de soumission, de modification et d'approbation de KKS.
Les incohérences les plus courantes
Les risques courants incluent l'utilisation par différents services de listes de tonnage différentes, la confusion entre le nom commercial et le nom de l'article, l'omission d'enregistrer les changements de fournisseur dans le dossier et les malentendus concernant le champ d'action d'un seul représentant.
Un autre risque consiste à se fier aux informations d'une fiche de données de sécurité obsolète et à ne pas obtenir de confirmation à jour du fournisseur. La date du document est aussi importante que la relation commerciale et d'approvisionnement qu'il couvre.
répétition d'audit interne
Un audit documentaire doit être réalisé sur un échantillon avant soumission. Pour cet échantillon, le rôle de l'entreprise, la quantité, l'identité, l'utilisation et le lien de représentation sont réexaminés intégralement ; les anomalies sont consignées avec la partie responsable et la date butoir.
ONAY Mühendislik Elle combine l'examen réglementaire et la traçabilité des données pour créer une analyse des écarts avant audit et une liste de mesures correctives.
Foire aux questions
Une capture d'écran du système KKS constitue-t-elle à elle seule une preuve suffisante ?
Non. Les documents relatifs à l'identité, au tonnage, à l'utilisation, à l'autorisation et à la chaîne d'approvisionnement sur lesquels les déclarations sont basées doivent également être conservés de manière traçable.
Quand faut-il mettre à jour le dossier de preuves ?
Le fournisseur, la quantité, l'utilisation, l'identité de la substance, le rôle de l'entreprise ou la relation de représentation doivent être mis à jour en effectuant une évaluation d'impact à chaque changement.