Startpagina / KKDIK 30 september 2026 Auditvoorbereiding en bewijsmateriaal
KKDİK 30 september 2026 Auditvoorbereiding en bewijsmateriaal
KKDIK • TURKIJE • 2026
De voorbereiding op een audit gaat niet alleen over het opslaan van schermafbeeldingen van het KKS-scherm (Critical Control System). Elke kritische verklaring in het systeem moet consistent zijn met interne bedrijfsgegevens, contracten, facturen, tonnageberekeningen, artikel-ID's en correspondentie met de toeleveringsketen.
De vijf belangrijkste onderdelen van het bewijsmateriaaldossier
In een goed gestructureerd bestand worden bedrijfsautorisaties, artikel-ID's, hoeveelheidsberekeningen, gebruiksgegevens en communicatie met de toeleveringsketen in aparte mappen bewaard. Bestandsnamen en -versies zijn gestandaardiseerd.
Er moet een verband worden gelegd tussen de KKS -verklaring en het ondersteunende document. Een auditor of intern controleteam moet snel kunnen zien uit welk document en welke berekening een bepaald gegevensveld afkomstig is.
- Bedrijfs-, gebruikers- en volmacht-/machtigingsgegevens
- Documenten betreffende de identiteit, samenstelling en analyse van de stof.
- Berekeningen van import, productie en jaarlijkse tonnage.
- Communicatie met gebruikers, klanten en eindgebruikers
- KKS-inzendingen, wijzigings- en goedkeuringsgegevens.
De meest voorkomende inconsistenties
Veelvoorkomende risico's zijn onder andere dat verschillende afdelingen verschillende tonnagelijsten gebruiken, dat de handelsnaam wordt verward met de productnaam, dat wijzigingen in leveranciers niet in het dossier worden vastgelegd en dat er misverstanden bestaan over de bevoegdheden van één enkele vertegenwoordiger.
Een ander risico is het vertrouwen op informatie uit een verouderd veiligheidsinformatieblad en het niet verkrijgen van actuele bevestiging van de leverancier. De datum van het document is net zo belangrijk als de verzend- en leveringsrelatie die erin wordt beschreven.
Oefening voor interne audit
Een bureaucontrole moet worden uitgevoerd door een steekproef te nemen vóór indiening. Voor het geselecteerde item worden de rol van het bedrijf, de hoeveelheid, de identiteit, het gebruik en de representatieverhouding van begin tot eind opnieuw onderzocht; afwijkingen worden vastgelegd met de verantwoordelijke partij en de streefdatum.
ONAY Mühendislik Het combineert een wettelijke beoordeling met gegevenstraceerbaarheid om een analyse van tekortkomingen voorafgaand aan de audit en een lijst met corrigerende maatregelen op te stellen.
Veelgestelde vragen
Is een screenshot van het KKS-systeem op zichzelf voldoende bewijs?
Nee. De identiteits-, tonnage-, gebruiks-, autorisatie- en toeleveringsketendocumenten waarop de aangiften zijn gebaseerd, moeten ook op een traceerbare manier worden bewaard.
Wanneer moet het bewijsmateriaal worden bijgewerkt?
De leverancier, hoeveelheid, gebruik, stofidentiteit, bedrijfsrol of vertegenwoordigingsrelatie moeten worden bijgewerkt door middel van een impactanalyse telkens wanneer er wijzigingen zijn.