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KKDİK 30. September 2026 Prüfungsvorbereitungs- und Nachweisdokumentation
KKDIK • TÜRKEI • 2026
Die Vorbereitung auf ein Audit beschränkt sich nicht allein auf das Speichern von Screenshots des KKS-Bildschirms (Kritisches Kontrollsystem). Jede kritische Aussage im System muss mit den internen Unternehmensdaten, Verträgen, Rechnungen, Tonnageberechnungen, Artikel-IDs und der Korrespondenz der Lieferkette übereinstimmen.
Die fünf Hauptabschnitte der Beweismittelakte
In einer gut strukturierten Datei werden Firmenberechtigungen, Artikel-IDs, Mengenberechnungen, Nutzungsinformationen und die Kommunikation innerhalb der Lieferkette in separaten Ordnern gespeichert. Dateinamen und Versionen sind standardisiert.
Es muss eine Rückverfolgbarkeit zwischen der KKS -Erklärung und dem zugehörigen Belegdokument hergestellt werden. Ein Prüfer oder ein internes Kontrollteam sollte schnell erkennen können, aus welchem Dokument und welcher Berechnung ein bestimmtes Datenfeld stammt.
- Firmen-, Benutzer- und Vollmachts-/Genehmigungsunterlagen
- Dokumente zur Stoffidentität, Zusammensetzung und Analyse.
- Import-, Produktions- und Jahresmengenberechnungen.
- Nutzung, Kunden- und nachgelagerte Nutzerkommunikation
- KKS-Einreichungs-, Änderungs- und Genehmigungsprotokolle.
Die häufigsten Unstimmigkeiten
Zu den häufigsten Risiken gehören die Verwendung unterschiedlicher Tonnagelisten durch verschiedene Abteilungen, die Verwechslung von Handelsname und Artikelbezeichnung, das Versäumnis, Lieferantenwechsel in der Akte zu erfassen, und Missverständnisse hinsichtlich des Aufgabenbereichs eines einzelnen Vertreters.
Ein weiteres Risiko besteht darin, sich auf Informationen aus einem veralteten Sicherheitsdatenblatt zu verlassen und keine aktuelle Bestätigung des Lieferanten einzuholen. Das Datum des Dokuments ist ebenso wichtig wie die Art der Lieferbeziehung, auf die es sich bezieht.
Probe für die interne Revision
Vor der Einreichung sollte eine Stichprobenprüfung durchgeführt werden. Für den ausgewählten Artikel werden die Rolle des Unternehmens, die Menge, die Identität, die Verwendung und die Vertretungsbeziehung von Anfang bis Ende erneut geprüft; Abweichungen werden mit dem Verantwortlichen und dem Stichtag dokumentiert.
ONAY Mühendislik Es kombiniert die regulatorische Überprüfung mit der Datenrückverfolgbarkeit, um eine Vorprüfungs-Gap-Analyse und eine Liste von Korrekturmaßnahmen zu erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Reicht ein Screenshot des KKS-Systems allein als Beweis aus?
Nein. Die Dokumente zu Identität, Tonnage, Verwendung, Genehmigung und Lieferkette, auf denen die Erklärungen basieren, müssen ebenfalls nachvollziehbar gespeichert werden.
Wann sollte die Beweismittelakte aktualisiert werden?
Die Angaben zu Lieferant, Menge, Verwendung, Stoffidentität, Unternehmensrolle oder Vertretungsverhältnis sollten bei jeder Änderung durch eine Folgenabschätzung aktualisiert werden.