Según el principio de registros compartidos, las empresas que registran el mismo elemento están obligadas a compartir los datos. Sin embargo, pueden surgir desacuerdos en cuanto al acceso a los datos y el reparto de costes.
Enfoque de la solución: basado en principios de reparto de costes justos, transparentes y no discriminatorios; documentando el coste real y el alcance de los datos; manteniendo registros de las negociaciones; y considerando estrategias alternativas, como registros provisionales, si fuera necesario.
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Fuentes típicas de desacuerdo
Las disputas sobre el intercambio de datos generalmente se dividen en tres categorías principales: cómo compartir el costo del trabajo actual, qué datos son realmente necesarios y cuál debería ser el alcance de los permisos de acceso. Además, la forma de convertir los costos de las pruebas pasadas en valor presente es un tema frecuentemente debatido. Muchas disputas se originan por la falta de reglas escritas durante las etapas iniciales del foro.
El principio de reparto de costes justo y transparente
La legislación exige que los titulares de datos compartan su información en condiciones justas, transparentes y no discriminatorias. Esto requiere que la tarifa solicitada esté justificada. Un presupuesto global que no incluya un desglose por partida es susceptible de objeción. Asimismo, se espera que la parte solicitante indique claramente qué datos necesita y por qué.
Registro de la correspondencia
Cuando se presenta una controversia ante la institución, la correspondencia entre las partes es el fundamento para su evaluación. Por lo tanto, todas las solicitudes, propuestas y objeciones fundamentadas deben constar por escrito y con fecha. En los procesos que se desarrollan mediante llamadas telefónicas y no se documentan por escrito, resulta imposible demostrar que las partes actuaron de buena fe.
Plan de acción cuando no se encuentra ninguna solución
Si las partes no logran llegar a un acuerdo a pesar de los esfuerzos razonables, la parte solicitante podrá notificar a la autoridad competente. Si la autoridad considera que se ha actuado con la debida diligencia, podrá permitir la consulta de los estudios pertinentes. Este procedimiento evita el bloqueo permanente del registro; sin embargo, la notificación deberá ir acompañada de la documentación completa.
Prevenir conflictos desde el principio
El método más eficaz consiste en formalizar el modelo de reparto de costes, los procedimientos de toma de decisiones y el alcance de los derechos de acceso mediante un acuerdo escrito tan pronto como se establezca el foro. Definir el método de cálculo retroactivo para los nuevos miembros en el mismo documento elimina cualquier debate sobre el poder de negociación de las partes que se incorporan posteriormente.
Reescritura de las reglas de intercambio de datos
La mayoría de los desacuerdos surgen porque las normas de intercambio de datos no se plasman por escrito al establecer el foro. El modelo de reparto de costes, el procedimiento de toma de decisiones, el método de contabilidad para los participantes posteriores y el alcance de los permisos de acceso deben definirse en el acuerdo inicial. Es igualmente importante que las conversaciones sobre el intercambio de datos se lleven a cabo mediante correspondencia fechada.
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Texto oficial completo del reglamento: Reglamento KKDİK — Gaceta Oficial .