La conformité réglementaire en matière de produits chimiques repose sur la circulation d'informations précises tout au long de la chaîne d'approvisionnement ; la communication entre fournisseurs et clients est donc essentielle.
Les bonnes pratiques comprennent : demander aux fournisseurs le statut d’enregistrement de la substance et les numéros d’enregistrement ; recevoir régulièrement des fiches de données de sécurité (FDS) mises à jour ; confirmer si votre utilisation correspond au scénario d’exposition ; et fournir aux clients des informations et des FDS précises.
ONAY Mühendislik Elle comble les lacunes en matière de conformité en normalisant la communication au sein de la chaîne d'approvisionnement.
Il ne peut y avoir d'harmonie sans circulation de l'information.
La conformité réglementaire en matière de produits chimiques repose sur les données fournies par le fournisseur : identité de la substance, pureté, profil d’impuretés, classification et scénarios d’exposition, le cas échéant. En l’absence de ces informations, le dossier est incomplet ; la communication avec le fournisseur est donc un enjeu technique, et non une simple formalité administrative.
Savoir quoi demander.
Au lieu de simplement demander au fournisseur d’« envoyer des documents », indiquez clairement par écrit les documents requis : fiche de données de sécurité à jour, certificat d’analyse, chromatogramme, numéro d’enregistrement et lettre d’accès (le cas échéant). Une demande claire réduit considérablement le délai de réponse.
Incluez la notification de modification dans le contrat.
Lorsque le fournisseur modifie la formulation ou le procédé de production, votre dossier sera également concerné. Inclure cette notification dans le contrat permet d'éviter les incohérences dans l'identification des ingrédients qui ne seraient découvertes qu'ultérieurement.
Quand vous n'obtenez pas de réponse
Si le fournisseur hésite à partager des informations, trois options s'offrent à vous : proposer un accord de confidentialité, demander les informations auprès d'un tiers ou commander directement une analyse. Ces trois options sont envisageables ; ne rien faire laisse le dossier incomplet et la responsabilité vous incombe.
Langue et format pour les fournisseurs étrangers.
Le document du fournisseur étranger est souvent au format de son marché national. Pour le Türkiye, le classement doit être refait selon les règles locales et le document doit être préparé en turc. Dire cela dès le départ élimine une grande partie de la correspondance ultérieure.
Consignez la communication.
Les demandes et les réponses doivent être consignées par courriel et datées. L’argument « nous l’avons demandé, mais on ne nous l’a pas donné » n’est valable que s’il est étayé par un document écrit lors d’un audit.
Questionnaire standard pour la communication avec les fournisseurs
Une communication efficace avec les fournisseurs commence par leur poser systématiquement les mêmes questions : le numéro CAS du produit, son statut et son numéro d’enregistrement, la désignation éventuelle d’un représentant unique, la version actuelle de la fiche de données de sécurité (FDS) et l’engagement de signaler tout changement de classification. L’intégration de ces questions dans l’annexe du contrat évite de devoir relancer systématiquement les fournisseurs pour chaque livraison.
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Texte intégral officiel du règlement : Règlement KKDIK - Journal officiel.
Le premier document technique à demander au fournisseur est le fichier MSDS / GBF actuel ; Les informations sur la composition, la classification et l’utilisation sûre peuvent être lues dans ce document.