Le respect des réglementations chimiques exige de la continuité. Un cadre de conformité bien structuré au sein de l'entreprise permet à la fois de réduire les risques et d'accélérer les processus.
Recommandations : désigner un coordinateur de conformité responsable ; mettre à jour régulièrement l'inventaire des substances et les tonnages ; centraliser le suivi des FDS, des étiquettes et des notifications ; standardiser la communication avec les fournisseurs et les clients ; organiser des formations régulières pour les équipes.
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De quelles unités l'équipe sera-t-elle composée ?
La conformité réglementaire en matière de produits chimiques n'est pas la responsabilité d'un seul service. Une équipe efficace doit inclure des représentants des achats, de la production, de la qualité, de la santé et de la sécurité au travail, ainsi que du commerce extérieur. Le service des achats gère la documentation des fournisseurs, celui de la production les conditions réelles d'utilisation et celui du commerce extérieur les informations relatives au tonnage et à l'origine. Si l'une de ces informations est manquante, le dossier sera incomplet ou inexact.
Définitions des rôles et des responsabilités
L'étape cruciale dans la constitution d'une équipe consiste à attribuer chaque responsabilité à une personne en particulier. Des tâches telles que la mise à jour des fiches de données de sécurité, le suivi des tonnages, la vérification de l'étiquetage, la collecte des déclarations des fournisseurs et la veille réglementaire doivent être confiées à des individus. En pratique, les sujets laissés à la charge de plusieurs personnes sont souvent négligés.
Procédures de réunion et enregistrement des décisions
Il est recommandé que l'équipe se réunisse au moins tous les trois mois et que l'ordre du jour porte sur des sujets fixes : nouvelles matières premières, état des stocks, mises à jour des formulaires d'entrée, changements législatifs et projets en cours. La consignation des décisions prises, avec la date et le nom du responsable, garantit le suivi interne et démontre que la diligence raisonnable a été exercée lors des audits.
Compétences et formation
Tous les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'être chimistes ; toutefois, chacun doit être formé à un niveau lui permettant de comprendre ses responsabilités dans son domaine. Savoir quels documents demander aux fournisseurs évitera à l'équipe technique de passer des semaines à les rechercher. La formation doit également être régulièrement mise à jour en fonction des évolutions réglementaires.
Division du travail par le biais de consultants externes
Le recours à des consultants externes permet d'optimiser l'efficacité dans des domaines spécialisés tels que la préparation des dossiers et l'évaluation technique. Cependant, l'exactitude des inventaires, les conditions d'utilisation réelles et les données de tonnage ne peuvent être obtenues qu'en interne. Par conséquent, même en cas de recours à des services de conseil, il est indispensable de désigner un interlocuteur au sein de l'entreprise et de gérer la circulation des données par son intermédiaire.
Ordre du jour fixe des réunions de l'équipe de coordination
L'efficacité des réunions de l'équipe Conformité repose sur un ordre du jour qui aborde systématiquement les mêmes sujets : nouvelles matières premières, statut des tonnages, mises à jour des formulaires d'entrée, évolutions réglementaires et travaux en cours. La consignation des décisions de l'équipe Conformité, avec la date et le nom du responsable, garantit le suivi interne et démontre que la diligence raisonnable a été exercée lors des audits.
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Texte intégral officiel du règlement : Règlement KKDIK - Journal officiel.